En plus d’une interface faisant peau neuve, Box a ajouté des fonctionnalités supplémentaires pour mieux collaborer à distance. L’éditeur s’est aussi encore davantage intégré à Zoom pour lancer une visioconférence directement depuis sa plateforme.
L’outil File Request permet à un utilisateur de Box d’envoyer une demande de document à un collaborateur extérieur à son entreprise et sauvegarder ces documents directement dans Box. (Crédit : Box)
Alors qu’il a vu le nombre de ses utilisateurs croître exponentiellement depuis le début de l’épidémie de coronavirus et les mesures de confinement, Box a repensé son expérience utilisateur pour la rendre toujours plus collaborative. L’éditeur propose d’une part des Collections, une méthode d’organisation de fichiers et dossiers autour de sujets personnalisés par l’utilisateur ou l’utilisatrice. Disponibles en version bêta publique dès aujourd’hui, les Collections vont leur permettre de marquer sous un même signet tous les documents, tâches et dossiers d’un même projet. Il est aussi possible de créer ses Collections personnelles et regrouper des documents sans que l’accès des collaborateurs à ces éléments ne soit affecté dans Box. Ces Collections seront toutes accessibles dans la barre de navigation de gauche sur la nouvelle interface Box.
Car la « All-New Box Experience » se caractérise aussi par une interface utilisateur simplifiée et repensée qui offre une navigation plus simple. La barre d’action sur la droite de l’outil a été refondue, avec des icônes rafraîchies. Il est aussi désormais possible de prévisualiser les fichiers Zip et RAW. Et comme Box a une relation particulièrement forte avec Zoom en termes d’intégration et qu’il a noté une nette augmentation de l’utilisation de son outil via Zoom pendant le confinement, l’intégration a été renforcée permettant désormais de créer ou rejoindre une réunion Zoom directement à partir d’un fichier contenu dans Box, en un clic.
Les Collections peuvent être testées dès maintenant en version bêta public. (Crédit : Box)
Quitter le moins possible Box
D’autres fonctionnalités pour améliorer la collaboration sur des documents sans quitter Box ont également été ajoutées. Un élément essentiel de la collaboration est le processus de retour d’information et d’examen. Avec les Annotations, les utilisateurs peuvent directement laisser leurs remarques et commentaires lorsqu’ils prévisualisent un document dans Box. Plus de 100 types de fichiers différents supportent cette fonctionnalité sur la plateforme. Par exemple, au lieu d’ouvrir une application pour commenter l’horodatage d’une vidéo, d’un PDF ou d’une diapositive, les utilisateurs peuvent commenter directement sur la plateforme.
Les annotations seront disponibles dans Box en juillet prochain. (Crédit : Box)
Box File Request est enfin un outil sécurisé pour recevoir des fichiers et des métadonnées de collaborateurs extérieurs à l’organisation cliente et utilisable sans compte Box. Ce moyen remplace les FTP ou des portails personnalisés coûteux. Les utilisateurs envoient un lien pour demander des fichiers à l’extérieur de leur entreprise. Ceux qui reçoivent ce lien peuvent ensuite glisser-déposer les fichiers nécessaires qui seront immédiatement enregistrés dans Box. Des informations supplémentaires sont automatiquement ajoutées en tant que métadonnées de fichier, ce qui peut déclencher des flux de travail définis à l’avance.
L’interface utilisateur All-Box, les Collections et File Request, sont disponibles en version bêta publique dès aujourd’hui. Le lancement de l’expérience Zoom améliorée est prévu pour la fin mai. Les Annotations seront généralement ouvertes en juillet.