Le concessionnaire du tunnel sous la Manche dématérialise ses factures avec Esker

Concessionnaire du tunnel sous la Manche jusqu’en 2086, Getlink (ex-Groupe Eurotunnel) est une société transnationale qui gère l’infrastructure d’Eurotunnel et exploite des navettes entre Coquelles (France) et Folkestone (Grande-Bretagne). Le groupe comprend des filiales pour des services connexes. L’ensemble du groupe est géré avec l’ERP SAP. Dans ses 15 sociétés, il reçoit 60 000 factures fournisseurs par an (factures de service, stock, frais généraux, taxes) qui doivent bien sûr être traitées au fil d’un circuit de validation et ensuite enregistrées en comptabilité dans l’ERP avec les bonnes données fiscales (TVA…). Le processus est évidemment chronophage. Pour améliorer ce processus de back office nécessaire mais sans valeur client, Getlink a choisi de mettre en oeuvre une dématérialisation globale avec un circuit de validation informatisé. Pour cela, il a choisi la solution d’Esker interfacée avec l’ERP SAP.

Cette solution permet une adéquation aux règles comptables, dont « la piste d’audit fiable », et aux langues utilisées dans la société transnationale ainsi que la bonne affectation à la bonne société de chaque facture. Proposée en SaaS, elle est également compatible avec le travail ubiquitaire. La dématérialisation des factures et le process numérique de traitement ont permis de nettement réduire le temps passé à ce traitement : un agent qui passait deux à trois heures à cette tâche peut n’y consacrer désormais qu’une heure. Tous les acteurs impliqués dans le traitement et la validation, avec ou sans bon de commande, ont désormais un accès temps réel aux informations des factures. Le cas échéant, si une facture n’a pas été traitée par un des acteurs, une relance automatisée de celui-ci est en place. Les délais de paiement ont été nettement améliorés. Enfin, la dématérialisation a séduit les fournisseurs : si seulement 15 % envoyaient jadis leurs factures au format PDF, ils sont désormais majoritaires dans ce cas.