L’entité Digital Factory de Thales a opté pour la solution de gestion des notes de frais Expensya pour assurer un traitement totalement numérisé de ses notes de frais.
Le groupe Thales possède de nombreux métiers en lien avec l’électronique, en particulier dans les secteurs de l’aérospatiale, de la défense, de la sécurité et du transport terrestre. Si ses origines peuvent être recherchées à la fin du XIXème siècle, le groupe actuel, issu de plusieurs rapprochements, est né au tournant entre le XXème et le XXIème siècle. Il est aujourd’hui présent dans 80 pays et regroupe 80 000 salariés. En son sein, Thales Digital Factory est une entité autonome d’une centaine de spécialistes en intelligence artificielle, big data ou cybersécurité menant des projets courts (deux à quatre mois) pour accélérer la transformation digitale du groupe. Ces missions entraînent de nombreux déplacements et donc des notes de frais à traiter. Pour optimiser ce traitement, il allait de soi, au sein de cette digital factory, qu’il fallait le digitaliser. C’est ce qui a été fait avec le SaaS d’Expensya.
Le directeur général des opérations de l’entité, Stéphane El Mabrouk, voulait en effet une solution « simple, efficace et innovante ». Il s’agissait de remplacer le traditionnel fichier Excel imprimé avec des notes papier agrafées qui devait ensuite suivre un cheminement physique de traitement. Avec Expensya, chaque collaborateur est autonome grâce à une application mobile : il peut photographier ses justificatifs avec son smartphone, les inclure dans la note de frais avec archivage à valeur probante et vérifier les informations reconnues automatiquement par OCR. En cas de déplacement à l’étranger ou en zone blanche, l’entrée des notes de frais peut être faite off line dans l’application, donc au fil de l’eau. Le gain de temps pour le collaborateur est considérable mais il l’est aussi en traitement, entraînant un gain important sur les délais de remboursement.