Les collaborateurs du groupe ont désormais accès à un module de passation de commandes, censé renforcer l’adoption d’un parcours achats centralisé.
Vinci Energies, qui regroupe dans le monde entier 2000 entreprises dans la transition énergétique et la transformation numérique, se dote d’un outil unique pour la passation de ses commandes en France. Mené en six mois, le projet, basé sur la solution de gestion des achats d’Ivalua – sélectionnée dès 2015 par le groupe -, repose sur un module complémentaire qui vient optimiser le processus de passation de commande sur le terrain et toucher l’ensemble des 10 000 collaborateurs dans l’Hexagone. Ceux-ci peuvent ainsi gérer leurs demandes d’achats directement depuis des tablettes ou smartphones. Le projet visait à réduire les erreurs, à accélérer les processus et à standardiser les commandes, tout en simplifiant l’expérience utilisateur.
Connectée à SAP, la solution Ivalua a été sélectionnée par Vinci Energies pour ses 600 entreprises françaises et son million de commandes par an. A la suite des problématiques soulevées par les collaborateurs du groupe, un audit de la solution, impliquant notamment les équipes de l’intégrateur Cyrias, a mis en évidence le besoin de simplifier le processus d’achat – depuis le catalogue jusqu’au formulaire de commande -, d’améliorer les fonctions de recherche et d’optimiser l’intégration avec SAP, afin d’éviter les doublons.
Utilisateurs impliqués dans les évolutions
Selon un document de l’éditeur, les efforts lancés à la suite de ces constats, visant notamment à renforcer l’adoption des utilisateurs, ont permis d’accroître la part des achats passant par Ivalua, donc d’améliorer la traçabilité des commandes et de fiabiliser l’analyse de la dépense. L’implication des utilisateurs est notamment portée par une structure interne leur permettant de participer à l’évolution de la solution, qui prend la forme d’une mise en production tous les trimestres.