En déployant un outil de planification collaborative au sein de sa direction financière, le groupe CNP Assurances a pu réduire les temps de préparation de ses arrêtés comptables. A travers le logiciel SaaS retenu, One2Team, les équipes ont une vision transversale sur les différentes réglementations (Solvabilité 2, IFRS, normes françaises). Elles dialoguent par messagerie instantanée.
L’outil collaboratif mise en place par la Direction financière de CNP Assurances s’adapte aux besoins des utilisateurs, souligne Mickael Gonzales, responsable du pilotage des arrêtés multinormes au sein de la direction comptable. (Crédit : CNP Assurances)
Pour optimiser et sécuriser le pilotage de ses arrêtés comptables, le groupe CNP Assurances a déployé une plateforme en mode SaaS qui lui permet de planifier chaque trimestre entre 900 et 1 300 tâches en fournissant aux équipes de gestion une vision multinorme sur les différents règlements – Solvabilité 2, IFRS, normes françaises. Les arrêtés comptables nécessitent de compiler toutes les informations nécessaires à la production des comptes au sein de la Direction de la performance financière, entre le contrôle de gestion, la direction comptable et l’actuariat, et de gérer les échanges entre ces directions. La solution retenue, One2Team, permet de le faire en s’appuyant notamment sur une messagerie instantanée intégrée. Elle est actuellement exploitée par 200 personnes – comptables, contrôleurs de gestion, managers et top management, ainsi que DSI. Mais son périmètre est amené à s’étendre au sein de la même direction et vers d’autres départements dans les prochains mois, nous a exposé Mickaël Gonzales, responsable du pilotage des arrêtés multinormes chez CNP Assurances et référent pour le logiciel One2Team au sein du groupe de prévoyance et d’épargne.
L’outil peut convenir à tous les cas d’usages qui nécessitent d’installer des dispositifs de contrôle sur les travaux courants par la mise en place de workflows, souligne Mickaël Gonzales. Il rappelle que les arrêtés comptables se présentent comme un enchaînement de suites d’événements. Sur ces processus stables, l’objectif est de permettre l’organisation la plus précise possible pour les équipes, en s’y retrouvant de manière transversale entre les différents règlements (Solvabilité 2, IFRS, normes françaises). Sur One2Team, les utilisateurs consultent les travaux des différentes équipes et actualisent les leurs. Les managers peuvent de leur côté s’assurer que ces travaux seront fournis dans les temps impartis. Les actions sont visualisées en amont et en aval. « Si une interdépendance n’est pas renseignée dans l’outil, on peut aller la chercher », précise le responsable du pilotage des arrêtés. Des discussions peuvent être engagées en direct avec les différentes personnes concernées, explique-t-il. Lorsqu’un message est saisi dans l’outil de tchat, un mail est envoyé en parallèle dans la messagerie Outlook où un popup de discussion apparaît.
Démarche d’amélioration continue sur la qualité
« L’outil nous a fait gagner en temps de préparation et en qualité sur les plannings, ce qui nous a permis de dégager du temps sur d’autres sujets », apprécie Mickaël Gonzales. « Parmi les bénéfices obtenus, nous avons également gagné en réactivité sur l’atteinte des objectifs en termes d’arrêtés comptables », ajoute-t-il. Le recours à la plateforme permet ainsi de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue sur la qualité. « En tant que direction métiers, nous sommes administrateur du logiciel et nous pouvons l’adapter aux besoins des utilisateurs, c’est un bénéfice important », indique-t-il par ailleurs. Parmi les autres usages, la plateforme permet aussi de déclarer des dysfonctionnements informatiques liés aux travaux.
One2Team a été mis en place assez rapidement par CNP Assurances et à un coût réduit. Lorsque Mickaël Gonzales a pris le projet en main il y a 3 ans, le logiciel avait déjà été sélectionné par le département informatique, après examen d’une dizaine de produits, dont plusieurs solutions de gestion de projets. « A mon arrivée, nous sommes repartis de zéro et avons refait une expression de besoin ». Une trentaine de collaborateurs clés de différentes directions y ont participé. « Nous avons fait 2 PoC de 15 personnes ». L’outil répondait aux besoins de pilotage de production des comptes, avec remontée en temps réel de l’avancement des travaux. Le projet, mené au sein du groupe par Mickaël Gonzales avec un alternant, a démarré avec quelques utilisateurs au printemps 2017 ce qui a permis de réajuster le paramétrage proposé par l’éditeur. L’un des intérêts du mode SaaS est de permettre une mise en place itérative. Le projet a été réalisé sans contrainte de temps sur un an, mais il est possible d’installer le logiciel en quelques semaines, assure Mickaël Gonzales. « En juin 2017, nous avons planifié l’arrêté comptable du troisième trimestre et 200 personnes ont utilisé l’outil en septembre et en octobre ». Un important effort de formation a néanmoins été réalisé au fil de l’eau, toutes les équipes n’intervenant pas au même moment.
Une dizaine d’autres chantiers en vue
L’un des avantages du mode SaaS est aussi l’un de ses inconvénients : l’éditeur fait évoluer son logiciel toutes les semaines et « on découvre de nouvelles capacités en entrant dans l’outil », constate le responsable des arrêtés comptables en appréciant que l’éditeur communique maintenant sur sa feuille de route. Pour continuer à former les équipes de CNP Assurances, des tutoriels de formation vidéo de 2 minutes sont réalisés. Il est prévu que ces tutoriels soient accessibles dans l’interface utilisateur. Pour les prochains mois, d’autres projets sont en préparation dans l’entreprise autour de la plateforme collaborative. Une application mobile est en particulier prévue d’ici la fin de l’année, app que les utilisateurs iront télécharger avec leur paramétrage.
« Une dizaine d’autres chantiers sont à différents niveaux de maturité ; d’autres directions ont manifesté leur intérêt et nous avons également des sujets autour des filiales », indique Mickaël Gonzales qui fait des présentations du logiciel en interne avec un correspondant de la DSI en montrant les capacités d’adaptation de la plateforme. L’outil pourrait par exemple permettre à la direction de l’audit de cartographier les risques et de les couvrir par différents niveaux de contrôle. Dans le domaine des RH, il pourrait aussi servir à la gestion des recrutements. « On pourrait imaginer de remplacer plusieurs outils par une seule licence couvrant différents besoins », estime le responsable du projet en concluant : « Cela correspond à un bouleversement plus global lié à tout ce qui tourne autour du digital ».