Une étude réalisée par Kodak Alaris montre combien la numérisation des documents, irritante pour les utilisateurs, pourrait être optimisée.
Les usages des scanners restent très manuels.
La numérisation documentaire (autrement dit le fait de scanner un document papier) est une pratique généralisée dans les entreprises. 96 % des répondants à une enquête menée par Kodak Alaris le pratiquent à un moment ou un autre, dont 40 % fréquemment. Mais l’insatisfaction règne : 76 % des répondants sont mécontents du processus. Pourtant, l’optimisation semble assez aisée à mettre en oeuvre tant les pratiques restent pour le moins artisanales par rapport aux possibilités offertes par la technologie.
Tout d’abord 23 % seulement des répondants disposent d’un scanner dédié uniquement à cette tâche : les autres recourent au classique multifonction. 23 % hésitent à numériser des documents fragiles ou présentant des difficultés (format non-standard, support rigide…). 14 % sont incapables de numériser automatiquement en recto-verso. Lenteur, mauvaise qualité du scan, absence d’OCR (reconnaissance optique des caractères)… sont autant d’irritants. Et, parmi les irritants, le traitement fortement manuel est en bonne place : 2 % des utilisateurs de multifonctions et 26 % des scanners dédiés seulement sont en mesure de récupérer directement le document dans une application, 64 % devant le faire passer par leur boîte mail avant de l’intégrer manuellement, le solde devant recourir à une clé USB ou un support du même genre.
L’OCR, l’arlésienne plébiscitée
Factures (54 % des répondants), contrats (53%) et courriers (48%) sont dans le trio de tête des documents scannés. Articles de presse, études, pièces d’identité… sont loin derrière. Parmi les fonctionnalités techniquement possibles mais rarement utilisées, 49 % souhaitent une indexation automatique (grâce à l’OCR associé aux métadonnées) et 41 % veulent intégrer les documents scannés dans un circuit de validation (workflow) pouvant aller jusqu’à la signature électronique. 18% seulement bénéficient de ce circuit complet. Toujours grâce à l’OCR, 19 % souhaitent un interfaçage automatique avec leur application métier.
22 % craignent une absence de valeur légale pour le document numérisé et seulement 7 % osent se séparer ou détruire l’original papier. 33 % connaissent le concept de processus de copie fiable mais 11 % seulement l’utilisent. 33 % des répondants voudraient également que le document, entré dans l’applicatif et décodé grâce à l’OCR, puisse être corroboré par comparaison avec des données disponibles en open-data.