Les administrations amenées à centraliser toutes leurs sources de données

Aux Etats-Unis comme en France, la transformation numériques des administrations publiques est en train de devenir leur priorité numéro un. Non seulement pour améliorer l’expérience des citoyens mais aussi en interne pour faciliter des tâches du quotidien. Elles sont donc en quête d’outils tout-en-un compatibles à leurs enjeux pour les y aider.

Les intervenants de la session « Villes connectées et Etats intelligents », de gauche à droite : Dan Ault, directeur de l’innovation à la Ville de Cary, en Caroline du Nord ; Maru Wilson de l’association Legal Services Corporation ; Eric Bails, directeur technologique du comté de Maricopa, en Arizona ; et Steve Boelhouwer, directeur des services web du comté de Santa Barbara, en Californie. (Crédit : Nicolas Certes)

En direct de San Francisco. Outre les keynotes d’Aaron Levie et Jeetu Patel à la convention Boxworks 2018, la société organise également des tables rondes autour de sujets divers plus verticaux afin de faire ressortir des cas d’utilisations de la plateforme Box. L’une des sessions était consacrée à la manière dont Box peut aider les villes, Comtés et Etats (puisque nous sommes aux Etats-Unis) à centraliser leurs données pour offrir aux citoyens et à leurs employés une meilleure expérience.

Mais en dehors de la tranche de communication que s’offre l’éditeur, les intervenants ont soulevé des problématiques plus larges propre à ces administrations, et qui peuvent parler à nos Municipalités, Départements et Régions en France. D’une part, les citoyens cherchent aujourd’hui les mêmes expériences avec les administrations publiques qu’ils ont avec leurs réseaux sociaux et autres applications développées par des sociétés privées. Travaillant pour Legal Services Corporation, une association fondée par le Congrès américain pour assurer un accès à la justice pour tous, Maru Wilson indique également que la plupart des gens ne savent pas comment accéder à de la documentation publique pour régler leurs problèmes administratifs. Les outils technologiques de collaboration et de partage peuvent ici intervenir pour faciliter l’accès à ce genre d’information.

La culture des administrations à revoir

Comme les entreprises, les administrations ont besoin de communiquer entre elles. Jusqu’à maintenant, les données de chaque division sont organisées en silos, ce qui rend donc les collaborations entre elles bien plus lentes voire impossibles. « Ce n’est plus possible de travailler en silos aujourd’hui dans le public » assure Eric Bails, responsable technologique du comté de Maricopa en Arizona. On le voit également en France, avec la DGFIP qui va décloisonner ses données pour avoir accès à celles d’autres administrations françaises dans ses processus de détection des fraudes.

Mais comme le notent les quatre intervenants, ce n’est pas dans la culture du secteur publique que d’ouvrir ses sources d’informations. Il semblerait que cette constatation ne se cantonne pas qu’à un pays. Et donc pour permettre l’appropriation de cette culture de la centralisation, il est indispensable de trouver les bonnes méthodes de formation des personnes qui créeront et utiliseront ses données au quotidien. « C’est la condition sine qua non d’une intégration complète de chaque nouvelle solution technologique » pointe Maru Wilson.

Simplifier la collecte de données

Car, pour Steve Boelhouwer, directeur des services web pour le comté de Santa Barbara, en Californie, les solutions collaboratives développées aujourd’hui permettent d’augmenter la productivité des fonctionnaires et réduisent les coûts pour les administrations. « Ils peuvent utiliser ces applications sur leurs propres terminaux sans que l’on se pose la question de savoir s’ils sont bien configurés ou sécurisés » confirme Eric Bails. « Le travail de terrain coûte cher, il faut donc maximiser le temps de présence sur place. Des plateformes comme Box permettent d’accéder à tous les contenus nécessaires en temps réel et, si besoin, de récolter des informations rapidement. »

En effet, comme toute entreprise, les services publics ont besoin de toujours plus de données, et davantage encore de métadonnées. Ils ont donc besoin d’outils pour collecter des informations très simplement. Et nombre d’entre elles sont de plus en plus non structurées. C’est ici que le machine learning entre en jeu et doit aider à transformer tel document, telle image, en donnée quantifiable et comparable à d’autres.

Qu’elles soient locales, régionales ou nationales, les administrations ont besoin d’architectures évolutives, flexibles et interopérables. (Crédit : Nicolas Certes)

Le choix de la bonne plateforme de centralisation est ainsi crucial. Et les quatre intervenants soulignent l’importance de prévoir sa stratégie de migration en amont. Les trois architectures principales que doivent rechercher les acteurs de la smart city sont la capacité d’évoluer par rapport à la demande et des usages, la flexibilité dans le déploiement et l’intégration particulière que nécessite chaque administration et une interopérabilité permise par les API. « Il faut aussi clairement définir ses aspirations » rappelle enfin le responsable technologique du comté de Maricopa. « Toutes les villes ne sont pas Londres ou San Francisco. Des services minimums peuvent très bien convenir aux plus petites administrations. Car voir trop gros peut aussi conduire à l’inefficacité. »

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